Persönliches Postfach, Funktionspostfach oder Verteiler?
Man sieht einer E-Mail-Adresse nicht direkt an, ob dahinter ein persönliches Postfach, ein Mailverteiler oder ein Funktionspostfach steckt. Aber was genau ist der Unterschied, und wann eignet sich was?
E-Mail-Postfach
Wie beim Vorbild des E-Mail-Postfachs, dem Briefkasten der Briefpost, ist ein E-Mail-Postfach zum Empfang und Versand von Nachrichten gedacht.
Für uns Europäer eher ungewöhnlich, in vielen Gegenden Nordamerikas hingegen selbstverständlich: Der eigene Briefkasten wird auch zum Versand von Briefen genutzt. Vielleicht hatte der Erfinder der E-Mail diesen Briefkasten im Kopf, als er das E-Mail-Postfach erfand.
Man muss Benutzername und Kennwort kennen, damit man das E-Mail-Postfach zum Abrufen eingegangener oder zum Versand von E-Mails nutzen kann. Das ist in etwa vergleichbar mit einem Schlüssel für den europäischen Hausbriefkasten.
Manchmal hat ein E-Mail-Postfach mehrere E-Mail-Adressen. Stelle dir einfach einen Briefkasten mit mehreren Namensschildern vor. Diese zusätzlichen E-Mail-Adressen werden häufig "Alias" genannt. So ist z.B. lummerschied@feuerwehr-heusweiler.de ein Alias des Postfachs lb8@feuerwehr-heusweiler.de.
Genau wie beim Briefkasten auch können zu viele oder zu große E-Mails das Postfach verstopfen. Dateianhänge müssen daher regelmäßig aus E-Mails entfernt oder E-Mails mit Dateianhängen vollständig gelöscht werden.
E-Mail-Verteiler
Zum Versand einer identischen E-Mail an eine festgelegte Gruppe von Empfängern wird ein E-Mail-Verteiler genutzt: Eine an den Verteiler gesendete E-Mail wird für jede im Verteiler enthaltene Empfänger-Adresse kopiert und diese Kopie individuell zugestellt. Verteiler sind also kein Postfach, sondern eine bequeme Art, E-Mail an viele Empfänger zu verteilen.
Ein Verteiler leitet nur weiter, er kann weder zum Versand noch zum Empfang von E-Mails verwendet werden. Daher hat ein E-Mail-Verteiler auch kein Kennwort. E-Mail-Verteiler können im Gegensatz zu E-Mail-Postfächern nicht verstopfen, da in Verteilern keine E-Mails aufbewahrt werden.
Überblick E-Mail-Adressen
Was verwendet man nun wofür?
Persönliches Postfach
Fast jeder Mensch verfügt über ein persönliches E-Mail-Postfach. Persönliche Postfächer werden üblicherweise in der Schreibweise Vorname.Nachname@domain.tld adressiert, konkret beispielsweise Patrick.Mustermann@feuerwehr-heusweiler.de. Persönliche Postfächer kann man daran erkennen, dass Personennamen in der E-Mail-Adresse verwendet werden. Idealerweise hat nur genau eine Person Zugriff auf ein persönliches Postfach.
Funktionspostfach
Das Funktionspostfach eignet sich für eine feststehende Persongengruppe, die gemeinsam auf ein komplettes E-Mail-Postfach zugreifen möchte. Das eignet sich z.B. zur Abarbeitung von E-Mail-Anfragen an eine Abteilung im Unternehmen, bei der eine eingehende E-Mail nicht von allen gleichzeitig, sondern nur von einem Mitarbeiter bearbeitet werden muss.
Darüber hinaus eignen sich Funktionspostfächer auch dafür, E-Mails für Nachfolger einer Stelle vorzuhalten, wenn diese Position zeitlich begrenzt besetzt ist. So bleiben E-Mails an Funkwerkstatt@feuerwehr-heusweiler.de im Postfach, auch wenn sich die Führungskräfte des Fachbereichs ändern. Zukünftige Personen haben Zugriff auf alle E-Mails im Postfach, sofern diese nicht zuvor gelöscht wurden.
Ein großer Vorteil von Funktionspostfächern besteht darin, dass externe Personen ihre E-Mail-Adressbücher, Mailverteiler etc. nicht aktualisieren müssen, wenn sich Funktionsträger ändern, da die E-Mail-Adresse gleich bleibt.
Funktionspostfächer kann man daran erkennen, dass Funktions- oder Abteilungsnamen statt Personennamen in der E-Mail-Adresse verwendet werden. Idealerweise haben mehrere Personen Zugriff auf ein Funktionspostfach.
E-Mail-Verteiler
E-Mail-Verteiler eignen sich gut zum Verteilen von Informationen an eine Personengruppe.
Soll eine E-Mail in identischer Form an viele Empfänger zugestellt werden, ist ein E-Mail-Verteiler das richtige Werkzeug. Alle Mitarbeiter einer Abteilung, alle Mitglieder eines Löschbezirks usw. lassen sich so einfach adressieren. Die Liste aller E-Mail-Adressen wird innerhalb des Mailverteilers von Administratoren zentral konfiguriert. Bei Eintreffen einer E-Mail an diesen Mailverteiler erstellt der Server eine Kopie für jede im Verteiler enthaltene E-Mail-Adresse und versucht anschließend, jede dieser Kopien einzeln zuzustellen.
E-Mail-Verteiler dienen dazu, die Pflege von E-Mail-Adressen zu zentralisieren, den Versand zu vereinfachen und sicherzustellen, dass jedes Mitglied einer Gruppe auch die identische E-Mail erhält. Sie selbst sind nicht zum Versand oder Empfang von E-Mails geeignet.
Fazit
- Ein E-Mail-Postfach ist der Beginn oder das Ende einer E-Mail-Kommunikation. Ein E-Mail-Verteiler wird als Zwischenstück, nie als Beginn oder Ende einer E-Mail-Kommunikation verwendet.
- Ein E-Mail-Verteiler kommt ohne Benutzername und Kennwort aus, da die persönliche E-Mail-Adresse zum Empfang genügt. E-Mail-Verteiler sind daher für Anwender ohne Aufwand.
- Ein E-Mail-Postfach kann für eine Person oder für eine Funktion genutzt werden. Der Unterschied wird vielleicht aus der E-Mail-Adresse ersichtlich.
- Ein E-Mail-Postfach kann optional auch mit einem E-Mail-Verteiler kombiniert werden.
- Für Fachbereichsleitung oder LB-Führung ist ein Postfach gut geeignet, da eingehende E-Mails häufig von einer Person beantwortet werden. In der Antwort steht dann auch die E-Mail-Adresse des Postfachs, keine persönliche Adresse, was einen professionelleren Eindruck hinterlässt. In der Praxis wird ein solches Postfach gelegentlich auch mit einem Mailverteiler kombiniert, um E-Mails auf Wunsch auch als Kopie an das persönliche Postfach des Funktionsträgers weiterzuleiten.
- Für Mitglieder eines Fachbereichs oder Löschbezirks ist ein Mailverteiler gut geeignet, wie z.B. alle Ausbilder oder alle Mitglieder des LB Ost, da E-Mails an diese Empfänger in der Regel der Informationsweiterleitung dienen.
